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„Digitale Herausforderungen gemeinsam bewältigen“

Expertennetz Prozessmanagement debattiert im DPMA über Voraussetzungen in der Verwaltung für Digitalisierung und E-Government

Digitale Workflows, papierlose Bescheide, anwenderfreundliche elektronische Dienstleistungen: Digitalisierung und E-Government sind in den kommenden Jahren Mammutaufgaben für die öffentliche Verwaltung. Auf allen Ebenen arbeiten Behörden an bürgernahen Angeboten. Eine wesentliche Voraussetzung dafür: die Umsetzung möglichst guter Geschäftsprozesse. Nur wer über effiziente Prozesse verfügt, kann sein Handeln auch in elektronische Workflows überführen. Um sich gegenseitig zu unterstützen, hat sich vor einigen Jahren das Expertennetz Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung gegründet. 2019 haben sich die Fachleute des Netzwerks im Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) in München getroffen.

Herausforderungen gemeinsam bewältigen

Der Austausch der Verwaltungen aus Bund, Ländern und Kommunen sei sehr wichtig, betonte DPMA-Vizepräsidentin Christine Moosbauer zur Eröffnung des Treffens. „Die Herausforderungen der Digitalisierung können wir nur gemeinsam bewältigen.“ Moosbauer verwies auf die bisherigen Erfolge des DPMA: Schon seit einigen Jahren bearbeitet die Bundesbehörde ihre Patent-, Gebrauchsmuster- und Markenverfahren vollständig digital – von der elektronischen Anmeldung bis zum elektronischen Versand der Beschlüsse und Bescheide. All das sei nur durch die vorherige Definition und Optimierung der zugrundeliegenden Geschäftsprozesse möglich geworden.

Das Thema hat seit dem vergangenen Jahr beim DPMA noch größeres Gewicht bekommen: In einer Stabsstelle wurde das strategische Geschäftsprozessmanagement direkt der Amtsleitung unterstellt. Deren Leiterin, Annette Kirchner, ist auch Mitglied im Beirat des Expertennetzes. Die Erhebung und Optimierung der Verwaltungsprozesse obliegt dem Bereich Organisation.

Vielschichtige Herausforderungen

Auch bei der Stadt München spielt das Thema inzwischen eine besondere Rolle. Dafür habe man das Geschäftsprozessmanagement als eigenen Innovationsbereich verankert, berichteten Wolfgang Glock und Simone Ebert-Pristl. Sie sprachen unter anderem über die Herausforderungen durch das vielschichtige Umfeld, in dem E-Government heute umgesetzt werden müsse. Erwartungen von Bürgern, aus der Wirtschaft, der Politik und der Verwaltung selbst müssten in Einklang gebracht werden. Zudem müsse man der sich wandelnden Rechtslage sowie Datenschutz und Datensicherheit Rechnung tragen.

Birgit Wulf vom Ministerium für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung in Mecklenburg-Vorpommern präsentierte die Planungen für einen (elektronischen) Geschäftsprozess für Gewerbeanmeldungen. Der Prozess könnte als eine Art Blaupause für viele Kommunen dienen. Gerade die kommunale Ebene, wo viele Aufgaben ähnlich gelagert sind, bietet sich für Kooperationen und Arbeitsteilung im Rahmen des sogenannten Föderalen Informationsmanagements (FIM) an.

Beispiele aus der Praxis

Neben Referaten aus der Praxis gab es auch theoretische und übergeordnete Impulse: Joachim Johannsen von der Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen berichtete über die Information Technology Infrastructure Library (ITIL), eine Art Sammlung und Nachschlagewerk für bewährte Vorgehensweisen zur Erbringung von IT-Services . Christiane Poser vom Bundesministerium der Finanzen informierte über die Zusammenarbeit der Behörden mit dem Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) im Rahmen der IT-Konsolidierung.

Zusammenarbeit zahlt sich aus – das gilt auch für das Expertennetzwerk Prozessmanagement. Es zeige sich bei den Treffen, wie wichtig der Austausch sei, sagt DPMA-Expertin Annette Kirchner. „Wir haben auch dieses Mal wieder gemerkt, wie gut das von den Behörden über alle Ebenen angenommen wird.“

Bilder: DPMA

Stand: 12.04.2024